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Retenues à la source

En tant qu’employeur, vous devez remplir certaines obligations au regard des retenues d’impôt sur les sommes versées à vos employés. Pour ce faire, vous devez être inscrit au fichier de retenues à la source de Revenu Québec et obtenir un numéro d’identification. Vous devez également vous inscrire à l’Agence de revenu du Canada pour ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie.

Allocations de retraite


Vous êtes obligé de verser une allocation de retraite à tout employé qui part à la retraite ou que vous licenciez. L’allocation versée doit alors faire l’objet d’une retenue d’impôt.

Si vous payez l’allocation en un seul versement (paiement unique), la retenue d’impôt varie selon son montant :

  • à 5 000 $ ou moins correspond une retenue de 16 %;
  • à plus de 5 000 $ correspond une retenue de 20 %.

Si vous payez l’allocation en plusieurs versements, la retenue d’impôt doit être déterminée en fonction de la Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI).

Vous pouvez aussi choisir de transférer l’allocation de retraite, en partie ou en totalité, dans un régime de pension agréé (RPA) ou un régime enregistré d’épargne-retraite (REER). Si vous transférez seulement une partie de l’allocation, vous n’avez pas à retenir d’impôt sur cette partie de l’allocation, mais seulement sur l’excédent.
 

Assurance-emploi


L’assurance-emploi vise à indemniser, pour une période déterminée, la personne qui perd son emploi.

En tant qu’employeur, vous devez payer votre cotisation (1,4 fois la cotisation de l’employé) à l’assurance-emploi. Au Québec, la cotisation annuelle maximale de l’employé pour 2017 est de 651,51 $. Vous devez donc cesser de retenir des cotisations sur un salaire lorsque ce maximum est atteint.

Pour obtenir plus d’information sur l’assurance-emploi, consultez le site Web d’Emploi et Développement social Canada.
 

Gratifications et paiements rétroactifs


Vous devez effectuer une retenue d’impôt sur toute somme versée à titre de gratification ou de paiement rétroactif. Cette retenue varie selon le total obtenu lorsque le montant visé est additionné à la rémunération annuelle approximative de l’employé.

La Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI) vous permet de calculer le montant à retenir selon la situation.
 

Jetons de présence


Un jeton de présence correspond à une somme fixe que vous allouez à un administrateur pour sa participation à une réunion du conseil d’administration.
 

Administrateur résidant au Canada

Si vous allouez des jetons de présence à un administrateur qui réside au Canada et que vous lui versez aussi un salaire, vous devez effectuer la retenue d’impôt selon la méthode habituelle.

Par contre, aucune retenue d’impôt ne doit être effectuée si vous versez uniquement des jetons de présence à un tel administrateur et que vous estimez que la valeur des jetons que vous lui verserez dans l’année n’excèdera pas le total obtenu en additionnant les montants qu’il a inscrits aux lignes 10 et 19 du formulaire Déclaration pour la retenue d’impôt (TP-1015.3).
 

Administrateur résidant à l’étranger

Si vous allouez uniquement des jetons de présence à un administrateur qui ne réside pas au Canada pour des services qu’il a rendus au Québec, vous devez retenir 9 % d’impôt sur la somme totale versée.
 

Paiement provenant d’un REER, d’un FERR, d’un RVER ou d’un RPAC


Les obligations relatives aux retenues d’impôt varient selon le type de paiement.

Si vous effectuez un paiement provenant d’un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) ou d’un fonds enregistré de revenu de retraite (FERR), vous ne devez pas effectuer de retenue d’impôt sur ce paiement, sauf s’il s’agit 

  • d’un paiement unique provenant d’un REER;
  • d’un paiement qui n’est pas un paiement périodique de rente;
  • de la partie d’un paiement provenant d’un FERR qui dépasse le montant minimal.

Vous êtes toutefois obligé, à quelques exceptions près, de retenir de l’impôt sur les prestations provenant d’un régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) ou d’un régime de pension agréé collectif (RPAC) que vous versez, peu importe sous quelle forme (paiement unique ou paiements périodiques).
 

Retenue de pension alimentaire


Si vous versez périodiquement une rémunération à un employé qui doit payer une pension alimentaire ou des arrérages de pension alimentaire (sommes impayées à l’échéance), vous pourriez devoir effectuer une retenue de pension alimentaire sur cette rémunération.  La retenue ne peut excéder la partie saisissable des revenus de l’employé, dont le calcul est prévu dans le Code de procédure civile.

Avant d’effectuer une retenue de pension alimentaire, vous devez ainsi calculer la partie saisissable des revenus de l’employé. Vous devez également calculer toutes les retenues à la source que vous faites habituellement, par exemple les suivantes :

  • impôt provincial et impôt fédéral;
  • cotisations au Régime de rentes du Québec;
  • cotisations au Régime québécois d’assurance parentale;
  • cotisations à l’assurance emploi;
  • cotisations syndicales.

Vous êtes libéré de vos obligations relativement à un employé qui fait l’objet d’un avis de retenue de pension alimentaire lorsque Revenu Québec vous fait parvenir une mainlevée (acte qui met fin à l’avis de retenue).

Si l’un de vos employés quitte votre entreprise alors qu’il fait l’objet d’un avis de retenue de pension alimentaire, vous devez immédiatement aviser Revenu Québec de cette situation.  Vous devez également aviser Revenu Québec d’autres situations.
 

Sommes versées après le décès d’un employé


Lorsque vous remplissez le relevé 1 (RL-1) d’un employé décédé, vous devez penser à retenir un certain pourcentage d’impôt sur les sommes qui lui sont dues.  

Cependant, si le versement d’une telle somme n’était pas prévisible au moment du décès, vous ne devez pas en tenir compte, celle-ci n’étant pas imposable. Il pourrait s’agir, par exemple, d’une somme forfaitaire versée en vertu d’une convention collective conclue après le décès.
 

Suppléments de revenu


Vous êtes tenu de retenir de l’impôt sur un supplément de revenu versé dans le cadre d’un projet gouvernemental d’incitation au travail. Toutefois, cette obligation ne s’applique pas à la partie d’un supplément qui se rapporte à des frais de garde d’enfants ou à des frais de scolarité.
 

Sommes ou salaire versés selon le type de rémunération


Les retenues à la source à effectuer dépendent du type de rémunération et varient selon différents critères.
 

Salaire versé à un employé rémunéré au taux général du salaire minimum ou à un employé à la commission

Vous devez effectuer les mêmes retenues à la source sur les salaires versés aux employés rémunérés au taux général du salaire minimum que sur les salaires versés aux employés à la commission.

Cependant, les employés à la commission qui doivent assumer des dépenses liées à leur emploi peuvent choisir que seul un pourcentage de leurs commissions soit inclus dans le calcul de leur paie assujettie à la retenue d’impôt. Le cas échéant, ils doivent remplir la Déclaration des commissions et dépenses pour la retenue d’impôt (TP-1015.R.13.1) et vous la remettre dans les délais prescrits.
 

Salaire versé à un employé rémunéré à la pièce

Si vous payez certains employés à la pièce, vous devez vous assurer que le salaire que vous leur versez est conforme à la Loi sur les normes du travail.
 

Sommes versées à un salarié au pourboire

Si vous exercez vos activités dans un établissement visé du milieu de l’hôtellerie ou de la restauration et que vous cherchez à déterminer avec précision les retenues à la source à effectuer sur les sommes que vous versez à vos employés au pourboire relativement aux heures supplémentaires et aux vacances annuelles, vous devez demander à ces employés de remplir et de vous remettre le document Registre et déclaration des pourboires (TP-1019.4) ou un document équivalent. Dans un tel document, vos employés déclarent par écrit, à la fin de chaque période de paie, le détail des pourboires qu’ils ont reçus directement ou indirectement.
 

Sommes versées pour des heures supplémentaires et indemnités de vacances


La loi exige que vous reteniez de l’impôt sur les sommes liées aux heures supplémentaires et sur les indemnités de vacances que vous versez. Le calcul du montant à retenir est lié à la paie.
 

Sommes versées pour des heures supplémentaires

Le calcul de la retenue à la source des impôts provincial et fédéral sur les sommes versées pour des heures supplémentaires dépend de la période de paie.

Si vous versez à un employé une somme pour des heures supplémentaires qu’il a effectuées durant la période de paie et que vous la lui versez avec son salaire, vous devez additionner cette somme à son salaire et effectuer la retenue selon la méthode habituelle.

Toutefois, s’il s’agit d’heures supplémentaires accumulées, la méthode des gratifications et paiements rétroactifs s’applique.
 

Indemnités de vacances

Les retenues d’impôt que vous devez effectuer sur les indemnités de vacances des employés sont indiquées dans la Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI). Elles varient selon le nombre de périodes de paie.

Si vous versez une indemnité de vacances à un employé qui ne prend pas de vacances, vous êtes tenu d’utiliser la méthode des gratifications et paiements rétroactifs pour calculer la retenue à faire.



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