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La gestion de la paie est une tâche administrative qui oblige au respect de nombreuses normes en ce qui concerne notamment la retenue à la source des impôts provincial et fédéral, les cotisations de l’employeur, les inscriptions à faire ou les relevés à produire.

Gestion de la paie

La gestion de la paie est une tâche importante de l’entreprise et, lorsque bien menée, elle consolide la relation entre l’employeur et le salarié, en plus de permettre un meilleur suivi des obligations fiscales des employés et de l’employeur en ce qui a trait aux salaires.

Pour assurer une gestion efficace de la paie dans votre entreprise, vous devez tenir compte des aspects ci-dessous.



Complément d’information

Bulletin de paie

À chaque paie, vous devez remettre à chacun de vos salariés un bulletin de paie, ou talon de paie, contenant des indications suffisantes pour lui permettre de vérifier le calcul de son salaire et de ses déductions.

Ce bulletin de paie doit notamment contenir les renseignements suivants :

  • le nom de l’employeur;
  • le nom du salarié;
  • l’emploi occupé;
  • la période couverte par la paie;
  • le nombre d’heures payées au taux normal;
  • le nombre d’heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé, y compris le taux qui s’applique (s’il y a lieu);
  • la nature et le montant des primes, des indemnités, des allocations ou des commissions versées;
  • le taux du salaire;
  • le montant du salaire brut;
  • la nature et le montant des déductions perçues;
  • le montant du salaire net;
  • le montant des pourboires que le salarié a déclarés ou que l’employeur lui a attribués.

Vous devez remettre ce bulletin à vos salariés au même moment que leur salaire.

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Cotisations

Vous devez payer à Revenu Québec des cotisations d’employeur sur une somme que vous versez à un employé ou à un bénéficiaire si l’une des situations suivantes s’applique :

  • la somme est versée à l’un de vos employés qui se présente au travail à l’un de vos établissements situés au Québec;
  • la somme est versée à l’un de vos employés qui n’est pas obligé de se présenter au travail à l’un de vos établissements (situés au Québec ou ailleurs), mais qui est payé de l’un de vos établissements situés au Québec;
  • la somme est versée à un bénéficiaire qui réside au Québec au moment du versement.

Certaines situations ou particularités peuvent modifier le calcul de vos cotisations d’employeur. Vous devez ainsi tenir compte de la situation de l’employé, de son type d’emploi et de la rémunération que vous lui versez. Votre situation en tant qu’employeur peut également entrer en ligne de compte.

Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail


En règle générale, vous devez verser à Revenu Québec une cotisation relative aux normes du travail (anciennement appelée cotisation pour le financement de la Commission des normes du travail). Le taux de cette cotisation, qui était en 2016 de 0,08 % du total des rémunérations assujetties versées par un employeur à ses employés pour l’année, est passé le 1er janvier 2017 à 0,07 %.

Vous devez également payer à Revenu Québec par versements périodiques la prime d’assurance relative à la santé et à la sécurité du travail. Le taux de versement est indiqué dans la Décision de classification que la Commission vous transmet quelques jours à la suite de votre inscription et par la suite chaque année au mois d’octobre.
 

Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre


En vertu de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre, lorsque la masse salariale de votre entreprise excède 2 millions de dollars, vous devez investir au moins 1 % de cette somme dans des activités de formation destinées à votre personnel. Si vous ne consacrez pas l’équivalent de 1 % de votre masse salariale à la formation de votre personnel, vous devrez payer une cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre égale à la différence entre 1 % de votre masse salariale et les dépenses de formation admissibles que vous avez faites.

Il vous faut également déclarer à Revenu Québec le total de l’investissement consacré à la formation et calculer la cotisation à verser au Fonds, s’il y a lieu, à l’aide du formulaire Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur (RLZ-1.S).
 

Fonds des services de santé


Vous devez participer au financement du régime public de santé du Québec en payant une cotisation au Fonds des services de santé (FSS). Le calcul de votre cotisation est fait en fonction des rémunérations assujetties que vous avez versées à vos employés. Le taux varie de 2,5 % à 4,26 % selon votre masse salariale totale.

Une société ou une société de personnes peut, à certaines conditions, bénéficier d’une exemption de la cotisation au FSS.
 

Régime québécois d’assurance parentale


Vous et chacun de vos employés avez l’obligation de payer une cotisation au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Cette cotisation assure à l’employé le versement d’une prestation s’il prend un congé de maternité, de paternité ou d’adoption ou un congé parental au cours duquel il cesse d’être rémunéré.

Vous devez retenir et payer des cotisations au RQAP si l’une des conditions de base pour faire des retenues et payer des cotisations d’employeur s’applique.

Le taux de cotisation de l’employeur en 2017 est de 0,767 %.
 

Retraite Québec


À titre d'employeur, vous devez cotiser au Régime de rentes du Québec de Retraite Québec et verser à Revenu Québec une somme égale aux montants que vous avez retenus à cette fin sur le salaire admissible de vos employés. Les taux de cotisation en vigueur sont présentés dans le site Web de Revenu Québec.

À noter qu’un travailleur autonome paie la totalité des cotisations.

Si vous détachez temporairement un de vos employés dans un pays visé par une entente de sécurité sociale, vous pouvez obtenir un certificat d’assujettissement délivré par Retraite Québec. Ce certificat vous permet, ainsi qu’à votre employé, de payer certaines cotisations de sécurité sociale au Québec seulement (par exemple, les cotisations au Régime de rentes du Québec).

Vous pouvez aussi demander un certificat d’assujettissement si vous êtes un travailleur autonome.

Haut de la page.

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Relevés et feuillets de renseignements à produire

En tant qu’employeur, vous devez remplir et remettre à vos employés les relevés nécessaires à la production de leur déclaration de revenus du Québec et les feuillets de renseignements nécessaires à la production de leur déclaration de revenus du Canada.
 

Relevés (provincial)


Vous devez annuellement remplir et remettre à vos employés ou bénéficiaire, selon le cas, les relevés nécessaires à la production de leur déclaration de revenus du Québec, et ce, au plus tard le dernier jour de février qui suit l’année d’imposition visée.
 

Relevé 1 – Revenus d’emploi et revenus divers

Vous devez produire un relevé 1 (RL-1) pour chaque employé ou bénéficiaire à qui vous avez versé un salaire ou toute autre forme de rémunération pendant l’année. Le relevé 1 sert notamment à inscrire les retenues à la source qui ont été effectuées sur ces rémunérations.

Vous devez déclarer tout salaire versé à un employé, quel qu’en soit le montant et que vous ayez effectué des retenues à la source sur celui-ci ou non. 

Si vous êtes un particulier travaillant à son compte ou un des associés d’une société, vous n’avez pas à remplir de relevé 1 pour faire état de vos propres retraits.
 

Relevé 2 – Revenus de retraite et rentes

Vous devez produire un relevé 2 (RL-2) pour tout bénéficiaire à qui vous versez une rente ou un revenu de retraite. Ce relevé permet à un tel bénéficiaire d’avoir les renseignements nécessaires au calcul de ses revenus.

Notez que vous n’êtes plus tenu de produire le sommaire 2 (RL-2.S) correspondant aux relevés 2 que vous produisez, car ce sommaire a été annulé.
 

Relevé 17 – Rémunération provenant d’un emploi à l’extérieur du Canada

Le relevé 17 a été annulé, la déduction pour un revenu gagné à l’extérieur du Canada ne s’appliquant plus depuis le début de l’année 2016. Les employeurs désignés n’ont ainsi plus à produire ce relevé pour les années d’imposition suivant 2015.
 

Relevé 22 – Revenu d’emploi lié à un régime d’assurance interentreprises

À titre d’administrateur d’un régime d’assurance interentreprises, vous êtes tenu de produire le relevé 22 (RL-22) pour tout particulier :

  • qui a bénéficié, pour l’année d’imposition visée, d’une protection en vertu d’un régime d’assurance de personnes (sauf s’il s’agit d’une protection contre la perte totale ou partielle d’un revenu de charge ou d’emploi ou d’un revenu d’entreprise);
  • pour lequel un employeur a versé une cotisation au régime d’assurance pour l’année d’imposition visée en raison d’une charge ou d’un emploi.

Le relevé 22 sert à déclarer la valeur de la protection dont a bénéficié un particulier en vertu d’un régime d’assurance de personnes.
 

Relevé 25 – Revenus provenant d’un régime d’intéressement

Vous devez produire un relevé 25 (RL-25) si vous êtes fiduciaire d’un régime d’intéressement. Ce relevé sert à déclarer les montants attribués ou les sommes versées aux employés bénéficiaires de ce régime d’intéressement.

Notez que vous n’êtes plus tenu de produire le sommaire 25 (RL-25.S) correspondant aux relevés 25 que  vous produisez, car ce sommaire a été annulé.
 

Feuillets de renseignements (fédéral)


Vous devez annuellement remplir et remettre à vos employés les feuillets de renseignements nécessaires à la production de leur déclaration de revenus du Canada. Tous les feuillets doivent avoir été transmis au plus tard le dernier jour de février qui suit l’année d’imposition visée, à l’exception des feuillets T3 et T5013, qui peuvent être transmis jusqu’à la fin de mars.

Il est possible, en fonction du type de rémunération que vous versez, que vous ayez à remplir différents types de feuillets. Vous devez notamment remplir et remettre un feuillet T4A aux employés à qui vous versez des revenus de pension, de retraite ou de rente.

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Retenues à la source

En tant qu’employeur, vous devez remplir certaines obligations au regard des retenues d’impôt sur les sommes versées à vos employés. Pour ce faire, vous devez être inscrit au fichier de retenues à la source de Revenu Québec et obtenir un numéro d’identification. Vous devez également vous inscrire à l’Agence de revenu du Canada pour ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie.

Allocations de retraite


Vous êtes obligé de verser une allocation de retraite à tout employé qui part à la retraite ou que vous licenciez. L’allocation versée doit alors faire l’objet d’une retenue d’impôt.

Si vous payez l’allocation en un seul versement (paiement unique), la retenue d’impôt varie selon son montant :

  • à 5 000 $ ou moins correspond une retenue de 16 %;
  • à plus de 5 000 $ correspond une retenue de 20 %.

Si vous payez l’allocation en plusieurs versements, la retenue d’impôt doit être déterminée en fonction de la Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI).

Vous pouvez aussi choisir de transférer l’allocation de retraite, en partie ou en totalité, dans un régime de pension agréé (RPA) ou un régime enregistré d’épargne-retraite (REER). Si vous transférez seulement une partie de l’allocation, vous n’avez pas à retenir d’impôt sur cette partie de l’allocation, mais seulement sur l’excédent.
 

Assurance-emploi


L’assurance-emploi vise à indemniser, pour une période déterminée, la personne qui perd son emploi.

En tant qu’employeur, vous devez payer votre cotisation (1,4 fois la cotisation de l’employé) à l’assurance-emploi. Au Québec, la cotisation annuelle maximale de l’employé pour 2017 est de 651,51 $. Vous devez donc cesser de retenir des cotisations sur un salaire lorsque ce maximum est atteint.

Pour obtenir plus d’information sur l’assurance-emploi, consultez le site Web d’Emploi et Développement social Canada.
 

Gratifications et paiements rétroactifs


Vous devez effectuer une retenue d’impôt sur toute somme versée à titre de gratification ou de paiement rétroactif. Cette retenue varie selon le total obtenu lorsque le montant visé est additionné à la rémunération annuelle approximative de l’employé.

La Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI) vous permet de calculer le montant à retenir selon la situation.
 

Jetons de présence


Un jeton de présence correspond à une somme fixe que vous allouez à un administrateur pour sa participation à une réunion du conseil d’administration.
 

Administrateur résidant au Canada

Si vous allouez des jetons de présence à un administrateur qui réside au Canada et que vous lui versez aussi un salaire, vous devez effectuer la retenue d’impôt selon la méthode habituelle.

Par contre, aucune retenue d’impôt ne doit être effectuée si vous versez uniquement des jetons de présence à un tel administrateur et que vous estimez que la valeur des jetons que vous lui verserez dans l’année n’excèdera pas le total obtenu en additionnant les montants qu’il a inscrits aux lignes 10 et 19 du formulaire Déclaration pour la retenue d’impôt (TP-1015.3).
 

Administrateur résidant à l’étranger

Si vous allouez uniquement des jetons de présence à un administrateur qui ne réside pas au Canada pour des services qu’il a rendus au Québec, vous devez retenir 9 % d’impôt sur la somme totale versée.
 

Paiement provenant d’un REER, d’un FERR, d’un RVER ou d’un RPAC


Les obligations relatives aux retenues d’impôt varient selon le type de paiement.

Si vous effectuez un paiement provenant d’un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) ou d’un fonds enregistré de revenu de retraite (FERR), vous ne devez pas effectuer de retenue d’impôt sur ce paiement, sauf s’il s’agit 

  • d’un paiement unique provenant d’un REER;
  • d’un paiement qui n’est pas un paiement périodique de rente;
  • de la partie d’un paiement provenant d’un FERR qui dépasse le montant minimal.

Vous êtes toutefois obligé, à quelques exceptions près, de retenir de l’impôt sur les prestations provenant d’un régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) ou d’un régime de pension agréé collectif (RPAC) que vous versez, peu importe sous quelle forme (paiement unique ou paiements périodiques).
 

Retenue de pension alimentaire


Si vous versez périodiquement une rémunération à un employé qui doit payer une pension alimentaire ou des arrérages de pension alimentaire (sommes impayées à l’échéance), vous pourriez devoir effectuer une retenue de pension alimentaire sur cette rémunération.  La retenue ne peut excéder la partie saisissable des revenus de l’employé, dont le calcul est prévu dans le Code de procédure civile.

Avant d’effectuer une retenue de pension alimentaire, vous devez ainsi calculer la partie saisissable des revenus de l’employé. Vous devez également calculer toutes les retenues à la source que vous faites habituellement, par exemple les suivantes :

  • impôt provincial et impôt fédéral;
  • cotisations au Régime de rentes du Québec;
  • cotisations au Régime québécois d’assurance parentale;
  • cotisations à l’assurance emploi;
  • cotisations syndicales.

Vous êtes libéré de vos obligations relativement à un employé qui fait l’objet d’un avis de retenue de pension alimentaire lorsque Revenu Québec vous fait parvenir une mainlevée (acte qui met fin à l’avis de retenue).

Si l’un de vos employés quitte votre entreprise alors qu’il fait l’objet d’un avis de retenue de pension alimentaire, vous devez immédiatement aviser Revenu Québec de cette situation.  Vous devez également aviser Revenu Québec d’autres situations.
 

Sommes versées après le décès d’un employé


Lorsque vous remplissez le relevé 1 (RL-1) d’un employé décédé, vous devez penser à retenir un certain pourcentage d’impôt sur les sommes qui lui sont dues.  

Cependant, si le versement d’une telle somme n’était pas prévisible au moment du décès, vous ne devez pas en tenir compte, celle-ci n’étant pas imposable. Il pourrait s’agir, par exemple, d’une somme forfaitaire versée en vertu d’une convention collective conclue après le décès.
 

Suppléments de revenu


Vous êtes tenu de retenir de l’impôt sur un supplément de revenu versé dans le cadre d’un projet gouvernemental d’incitation au travail. Toutefois, cette obligation ne s’applique pas à la partie d’un supplément qui se rapporte à des frais de garde d’enfants ou à des frais de scolarité.
 

Sommes ou salaire versés selon le type de rémunération


Les retenues à la source à effectuer dépendent du type de rémunération et varient selon différents critères.
 

Salaire versé à un employé rémunéré au taux général du salaire minimum ou à un employé à la commission

Vous devez effectuer les mêmes retenues à la source sur les salaires versés aux employés rémunérés au taux général du salaire minimum que sur les salaires versés aux employés à la commission.

Cependant, les employés à la commission qui doivent assumer des dépenses liées à leur emploi peuvent choisir que seul un pourcentage de leurs commissions soit inclus dans le calcul de leur paie assujettie à la retenue d’impôt. Le cas échéant, ils doivent remplir la Déclaration des commissions et dépenses pour la retenue d’impôt (TP-1015.R.13.1) et vous la remettre dans les délais prescrits.
 

Salaire versé à un employé rémunéré à la pièce

Si vous payez certains employés à la pièce, vous devez vous assurer que le salaire que vous leur versez est conforme à la Loi sur les normes du travail.
 

Sommes versées à un salarié au pourboire

Si vous exercez vos activités dans un établissement visé du milieu de l’hôtellerie ou de la restauration et que vous cherchez à déterminer avec précision les retenues à la source à effectuer sur les sommes que vous versez à vos employés au pourboire relativement aux heures supplémentaires et aux vacances annuelles, vous devez demander à ces employés de remplir et de vous remettre le document Registre et déclaration des pourboires (TP-1019.4) ou un document équivalent. Dans un tel document, vos employés déclarent par écrit, à la fin de chaque période de paie, le détail des pourboires qu’ils ont reçus directement ou indirectement.
 

Sommes versées pour des heures supplémentaires et indemnités de vacances


La loi exige que vous reteniez de l’impôt sur les sommes liées aux heures supplémentaires et sur les indemnités de vacances que vous versez. Le calcul du montant à retenir est lié à la paie.
 

Sommes versées pour des heures supplémentaires

Le calcul de la retenue à la source des impôts provincial et fédéral sur les sommes versées pour des heures supplémentaires dépend de la période de paie.

Si vous versez à un employé une somme pour des heures supplémentaires qu’il a effectuées durant la période de paie et que vous la lui versez avec son salaire, vous devez additionner cette somme à son salaire et effectuer la retenue selon la méthode habituelle.

Toutefois, s’il s’agit d’heures supplémentaires accumulées, la méthode des gratifications et paiements rétroactifs s’applique.
 

Indemnités de vacances

Les retenues d’impôt que vous devez effectuer sur les indemnités de vacances des employés sont indiquées dans la Table des retenues à la source d’impôt du Québec (TP-1015.TI). Elles varient selon le nombre de périodes de paie.

Si vous versez une indemnité de vacances à un employé qui ne prend pas de vacances, vous êtes tenu d’utiliser la méthode des gratifications et paiements rétroactifs pour calculer la retenue à faire.

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Retenues d'impôt

Vous devez effectuer des retenues d’impôt au provincial ainsi qu’au fédéral.
 

Retenues d’impôt provincial


Vous devez effectuer une retenue d’impôt provincial sur les rémunérations que vous versez à vos employés. Les retenues doivent être remises périodiquement à Revenu Québec.

Vos nouveaux employés peuvent remplir certains formulaires pour déclarer les déductions et les crédits d’impôt auxquels ils ont droit. Cela vous permet de tenir compte de ceux-ci lorsque vous effectuez le calcul de la retenue d’impôt sur leur rémunération. Vos employés qui vivent un changement dans leur situation peuvent également remplir ces formulaires pour modifier les montants auparavant inscrits.
 

Retenues d’impôt fédéral


Il est de votre responsabilité de retenir l’impôt fédéral sur les rémunérations que vous payez. Des formulaires permettant de déclarer des montants à prendre en compte dans le calcul de la retenue d’impôt peuvent également être remplis par vos employés. Pour obtenir plus d’information sur les retenues d’impôt fédéral, consultez le site Web du gouvernement du Canada.

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