Se préparer au départ d’un employé

Il est grandement bénéfique d’être préparé au départ d’un employé, quelle que soit la raison à l’origine de ce départ. En effet, une bonne préparation favorise la transition imposée par le départ, en plus de faciliter l’intégration de la personne qui occupera dorénavant le poste. Voici quelques conseils :

• Établissez un plan de relève en cas de départ inattendu, surtout pour les postes clés dans votre entreprise.
• Évaluez le travail effectué par la personne qui part, puis déterminez dans quelle mesure l’entreprise et les employés seront touchés par le départ.
• Profitez de l’occasion pour apporter des changements si cela s’impose, notamment sur le plan de la structure organisationnelle, des équipes de travail et du style de gestion.
• Informez les employés du départ prochain de leur collègue et faites-leur part de la façon dont vous gérez la situation, c’est-à-dire des mesures qui ont été prises ou qui seront mises en œuvre, de l’organisation de la transition et de la réorganisation des tâches qui ont été prévues, etc.
• Déterminez le type de personnalité correspondant au poste qui sera laissé vacant ainsi que les compétences que la personne qui occupera celui-ci devra avoir et amorcez le processus d’embauche rapidement.
• Prévoyez du temps pour la transmission des connaissances à la nouvelle personne qui occupera le poste (tâches, outils, procédures, réseau, historique des dossiers, etc.).
• Si la personne qui quitte l’entreprise avait la responsabilité de dossiers de clients, planifiez la répartition de ses dossiers et assurez-vous que les clients concernés sont satisfaits du changement à venir.
• Rencontrez l’employé avant qu’il quitte votre entreprise et discutez avec lui des raisons de son départ, des aspects irritants du travail qu’il faisait, de ce qu’il appréciait, etc. Au besoin, profitez également de l’occasion pour lui rappeler le caractère confidentiel de certains dossiers ou renseignements.
• Une fois l’employé parti, assurez-vous qu’il n’a plus d’accès à votre établissement ni au compte d’utilisateur et au compte de messagerie qui avaient été créés pour lui, aux données figurant dans les logiciels comptables, au réseau Wi-Fi, au code du système d’alarme, etc., surtout si c’est vous qui avez mis fin au lien d’emploi.
• Mettez à jour les documents de votre entreprise dans lesquels le nom de l’employé qui est parti figure, par exemple les listes d’employés et d’anniversaires et les listes des répondants en ce qui concerne les dossiers.