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Accueil et l’intégration des nouveaux employés
L’accueil et l’intégration sont une étape cruciale pour l’expérience employé. Cette étape peut faire toute la différence quant à son désir de rester au sein de l’organisation. Cela représente beaucoup plus que la première journée de travail, car c’est aussi un processus structuré et planifié qui représente un important levier de fidélisation.
Afin de bien planifier l’accueil et l’intégration (Word) d’un nouvel employé, il faut en premier lieu préparer et coordonner non seulement la première journée de travail de celui-ci, mais idéalement ses premières semaines de travail. Souvenez-vous que l’accueil est un élément très important à considérer et qu’il joue un rôle déterminant dans la rétention du personnel. Il faut donc que ce processus soit structuré, en considérant, par exemple, des éléments tels que les suivants :
Si vous n’avez pas encore de manuel de l’employé ou si vous souhaitez réviser le vôtre et vous assurer que celui-ci comporte tous les éléments souhaités, nous vous suggérons de consulter notre Outil d’élaboration d’un manuel d’employé (Word). Cet outil fait partie de la première impression que vous laissez à vos nouveaux employés, alors profitez-en pour y faire rayonner votre organisation.
L’accueil est le premier contact qu’aura votre nouvel employé avec son nouveau milieu de travail ainsi que ses collègues. C’est aussi le début de la période d’essai du nouvel employé dans son poste, pour laquelle il sera éventuellement important que votre gestionnaire ou la personne responsable en effectue le suivi afin de vérifier que le déroulement se passe bien pour tous. D’ailleurs, le Guide pour gestionnaire afin de faciliter l’intégration d’un nouvel employé (PDF) est mis à votre disposition afin de faciliter l’enchaînement de cette étape.
Comme il a été mentionné précédemment, il est important d’avoir planifié un programme du jour pour le nouvel employé afin qu’il se sente inclus et non livré à lui-même. C’est le moment de lui présenter ses collègues, de lui montrer les locaux, la cafétéria, de discuter de l’historique de l’entreprise, etc.
Finalement, c’est aussi lors de cette première journée que l’on communique les informations importantes et relatives à l’emploi (paie, avantages sociaux, politiques de l’organisation, manuel de l’employé, etc.).
L’intégration est la période dans laquelle l’employé commence à s’approprier ses nouvelles fonctions, entame les formations nécessaires et s’intègre socialement dans son équipe et l’organisation. Pour que l’employé se familiarise bien avec l’entreprise, son rôle et les tâches à effectuer, l’entraînement à la tâche (Word) est essentiel.
Vous devriez donc intégrer vos nouveaux employés selon un plan structuré et détaillé, et ce, tout au long des premières semaines de travail.
Le plan d’intégration doit viser plus que la première semaine de travail. Il est recommandé de prévoir des activités d’intégration variées durant les trois premiers mois, mais de permettre au nouvel employé d’acquérir, au fil des semaines, de plus en plus d’autonomie.
L’accompagnateur désigné devient une référence pour le nouvel employé durant son intégration à l’emploi. Il contribue à la réussite et à l’efficacité de l’intégration.
L’implication du gestionnaire durant la période d’intégration est importante. Elle permet au nouvel employé de bien connaître les attentes à son égard, de poser des questions ainsi que d’apprendre à connaître son gestionnaire. Cela a une influence sur le développement de son sentiment d’engagement envers l’entreprise et envers son gestionnaire.
Accueillir et intégrer un nouvel employé est une chose, mais effectuer le suivi avec lui après quelques semaines est la dernière étape à ne surtout pas négliger. Il est important que la personne responsable rencontre le nouvel employé, généralement vers la fin de la période d’essai, afin de valider les notions apprises et de faire le suivi des apprentissages (Word), de fournir le support et l’encadrement nécessaires, au besoin, de confirmer la satisfaction de l’employé et de lui souhaiter officiellement la bienvenue dans l’équipe.
La bonne pratique exige que cette rencontre ait lieu dans un endroit calme. Il peut être intéressant pour la personne chargée du processus d’accueil de prendre le temps de rencontrer le nouvel employé afin de faire un retour sur le processus d’accueil (Word), question de recueillir ses impressions et d’obtenir des pistes d’amélioration, le cas échéant.
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